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Exclusions et précisions d'une soumission en électricité : modèle avec exemples

Votre lettre d'exclusions est le seul endroit où votre soumission dit ce que votre prix ne comprend pas. Bien rédigée, elle transforme un désaccord sur la portée en ordre de changement. Écrite vaguement, elle est ignorée. Voici les règles qui rendent les exclusions solides, et des exemples de formulation à adapter pour chaque section d'une soumission type en électricité. Modifiez chaque ligne selon les documents réels.

Pour l'instant, l'application et les rapports sont en anglais. La version française est en préparation.

Modèle de demande de clarification (RFI)Liste de vérification avant le dépôt

1 · Les règles, avant la rédaction

Une exclusion ne vous protège que si l'entrepreneur général la lit, qu'elle est précise et qu'elle ne contredit pas le formulaire de soumission. Les lignes vagues sont ignorées à la revue de portée, puis contestées plus tard.

  • Rattachez chaque exclusion à un document : numéro de feuille, section du devis ou ligne du formulaire de soumission. « Exclut l'éclairage de site » est moins solide que « Exclut les poteaux, les bases et les luminaires d'éclairage de site indiqués sur la feuille C-501 ».
  • Lisez d'abord les instructions aux soumissionnaires. Certains propriétaires et entrepreneurs généraux rejettent les soumissions avec réserves ou jugent les exclusions non conformes. Dans ce cas, passez par une RFI au lieu d'exclure l'élément.
  • N'excluez jamais ce que le formulaire de soumission vous demande expressément de chiffrer. Incluez-le, ou posez la question avant le dépôt.
  • Gardez la liste courte. Cinquante lignes passe-partout noient les cinq qui comptent, et les entrepreneurs généraux arrêtent de lire.
  • Relisez votre liste en regard de votre estimation : chaque exclusion doit correspondre à un élément que vous n'avez pas inclus, et chaque élément non inclus doit figurer dans la liste ou dans une RFI.

2 · Hydro-Québec et travaux de site

La portée liée au distributeur d'électricité et au site se répartit sur les plans de génie civil, d'aménagement paysager et d'électricité, et souvent entre le propriétaire, Hydro-Québec et les corps de métier. C'est l'un des endroits où un élément non chiffré retombe le plus souvent sur l'entrepreneur électricien.

  • Exemple : « Les frais et redevances d'Hydro-Québec, ainsi que les permis pour le service permanent, sont exclus et à la charge du propriétaire. »
  • Exemple : « Les conduits du primaire et la base du transformateur sont inclus selon la feuille E-001. Le transformateur d'Hydro-Québec, le câble du primaire, l'appareillage de mesurage et les raccordements relèvent d'Hydro-Québec. »
  • Exemple : « L'excavation de tranchées et le remblayage pour les conduits de site sont inclus en sol normal seulement. L'excavation dans le roc, l'assèchement et l'enrobage de béton sont exclus, sauf s'ils sont indiqués. »
  • Exemple : « La réfection du pavage, des bordures et de l'aménagement paysager touchés par les tranchées de site est exclue et revient à l'entrepreneur général. »

3 · Équipement du propriétaire et autres corps de métier

L'équipement fourni par d'autres demande quand même de la main-d'œuvre, et aux limites avec la mécanique, les courants faibles et l'alarme incendie, il est facile de présumer que quelqu'un d'autre s'en charge.

  • Exemple : « L'équipement fourni par le propriétaire est reçu, mis en place et raccordé seulement selon la liste de notre portée. Le déchargement, l'entreposage, la protection et la responsabilité en cas de dommages sont exclus. »
  • Exemple : « Le câblage d'alimentation de l'équipement de mécanique est inclus du panneau jusqu'au côté ligne du sectionneur. Les démarreurs, les variateurs de vitesse et le câblage de commande sont fournis et installés par la division 23, sauf indication contraire. »
  • Exemple : « La portée des divisions 27 et 28 se limite aux conduits vides, aux boîtes de sortie et à l'alimentation 120 V indiqués. Le câblage, les dispositifs, les raccordements et les essais sont exclus. »
  • Exemple : « Le découpage, le ragréage et la peinture se limitent à nos propres percements. Le coupe-feu de nos percements est inclus. » (N'écrivez cela que si c'est conforme au devis.)

4 · Essais, études et clôture du projet

Ces éléments sont au devis, pas sur les plans : un relevé de quantités fait à partir des plans seulement les manque. Si vous les avez inclus, dites-le. Une précision qui confirme qu'un élément est inclus vaut autant qu'une exclusion.

  • Exemple : « Les essais se limitent à ceux de l'entrepreneur, selon nos procédures habituelles. Les services de firmes d'essais indépendantes sont exclus. »
  • Exemple : « Les études de court-circuit, de coordination et d'arc électrique sont incluses seulement si le fournisseur de l'appareillage les fournit dans sa soumission. »
  • Exemple : « La participation à la mise en service est incluse pour une série d'essais fonctionnels. La reprise d'essais causée par d'autres est exclue. »
  • Exemple : « Le matériel de remplacement et les pièces de rechange sont inclus seulement selon la liste du devis. »

5 · Échéancier, prix et conditions

Votre prix suppose un échéancier, des heures de travail et des conditions de marché. Écrivez ces hypothèses : si elles changent, ça devient une discussion, pas une perte.

  • Exemple : « Le prix est établi pour des heures normales de travail, du lundi au vendredi. Les heures supplémentaires, le travail par quarts et les primes sont exclus, sauf si les documents d'appel d'offres les exigent. »
  • Exemple : « Le prix est établi pour une seule mobilisation continue. Les phases additionnelles et les remobilisations sont exclues. »
  • Exemple : « Le prix est valide 30 jours. Les prix de l'appareillage de commutation et des transformateurs ne sont garantis que pour la période indiquée dans la soumission du fournisseur. »
  • Exemple : « Les addenda 1 à 3 sont reconnus et inclus. » (Énumérez chaque addenda par son numéro.)

Exclure, envoyer une RFI ou chiffrer?

L'exclusion est le dernier recours, pas le premier. Si les documents ne sont pas clairs et qu'il reste du temps avant le dépôt, une RFI fait en sorte que tous les soumissionnaires chiffrent la même portée, ce qui vous protège mieux qu'une ligne dans votre lettre. Si l'élément est clairement exigé, chiffrez-le : exclure des travaux exigés se retourne habituellement contre vous, car l'entrepreneur général ajoute un montant de son choix à votre prix au moment de comparer les soumissions. Excluez le reste : ce que les documents laissent à d'autres et les hypothèses dont dépend votre prix. Rédigez vos RFI avec le modèle de demande de clarification, et revérifiez la lettre à chaque addenda avec la liste de vérification des addenda.

Les questions que posent les estimateurs

Quelle est la différence entre une exclusion et une précision?
Une exclusion indique les travaux que vous n'incluez pas. Une précision indique comment vous avez interprété les documents ou ce que vous avez inclus exactement, par exemple les limites d'un élément de la portée. Les deux doivent renvoyer à une feuille, à une section du devis ou à une ligne du formulaire de soumission.
Un entrepreneur général peut-il rejeter une soumission à cause des exclusions?
Oui. Certaines instructions aux soumissionnaires exigent une soumission sans réserve, et certains entrepreneurs généraux comparent les portées en traitant les éléments exclus comme manquants et en y ajoutant un montant de leur choix. Lisez d'abord les instructions aux soumissionnaires, et envoyez une RFI avant le dépôt pour tout ce que vous préférez voir réglé plutôt qu'exclu.
Faut-il utiliser une liste d'exclusions standard pour chaque soumission?
Une liste standard est un bon point de départ, mais adaptez-la à chaque projet. Retirez les lignes qui ne s'appliquent pas et ajoutez-en qui renvoient aux documents du projet. Une liste courte et précise est lue; une longue liste générique est sautée.
Comment savoir quoi exclure?
Excluez ce que les documents laissent dans le flou et que vous avez choisi de ne pas chiffrer. Tenez une liste des écarts pendant votre lecture du devis et des plans, et faites de chaque élément une ligne chiffrée, une RFI ou une exclusion. Bidprobe lit tous les documents d'appel d'offres et signale les écarts de portée, les contradictions dans le devis, les éléments d'addenda oubliés et les exclusions à envisager.

Trouvez les écarts avant d'écrire la lettre.

Bidprobe lit tous les documents d'appel d'offres et signale les écarts de portée, les contradictions dans le devis, les éléments d'addenda oubliés et les exclusions. La plupart des révisions sont prêtes en 5 à 15 minutes, et la première est gratuite, sans carte de crédit. Le rapport est produit en anglais pour l'instant.

Voir un exemple de rapport

Les exemples de formulation de cette page sont un point de départ, et non un avis juridique.